最近，内蒙古自治区财政厅发布了《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》（以下简称《办法》），旨在加强自治区政府采购档案管理工作，确保政府采购全过程的记录和追溯。《办法》从政府采购档案的收集、管理、利用和销毁以及信息化建设等方面入手，以提高档案管理的效率和透明度。
“近年来，我们在全区进行的代理机构监督检查中发现，政府采购档案管理存在一些问题。例如，档案仅由代理机构保管，代理机构注销后档案遗失，个别档案仅有复印件而原件遗失，档案材料不全等。为了解决这些问题，我们起草了一份《办法》，并发布了《政府采购项目应归档文件资料清单》作为附件，以便政府采购当事人理解和执行。”内蒙古自治区财政厅政府采购处相关负责人表示。
根据《办法》，政府采购档案归集的规定要求采购人和代理机构在政府采购活动结束后及时进行归集。归集时，档案必须符合相关要求，包括规范完整、内容齐全；档案资料中的签名、印章等必须真实有效；档案资料除特殊情况外应为原件。对于通过内蒙古自治区政府采购云平台完成的政府采购活动，采购人和代理机构需要在电子化采购活动结束后的15个工作日内登录电子交易系统下载政府采购项目的电子化交易全过程档案，并进行归集。而对于其他未在电子交易系统记录保存的档案资料，采购人和代理机构需要自行进行归集。
针对政府采购档案管理，《办法》要求，应确保所有档案资料文件能够正常调阅，任何个人或单位不得拒绝归档或者据为己有；禁止篡改、损毁、伪造、变造、隐匿政府采购档案；政府采购档案从采购结束之日起至少保存15年。纸质政府采购档案移交时应当保持原卷的封装；电子政府采购档案移交时，移交人员应确保文件的准确性、完整性、可用性、安全性；特殊格式的电子政府采购档案应当与其读取平台一并移交。采购人因机构改革撤并或其他原因而终止的，其政府采购档案应及时移交负有相关职责的采购人或上级部门。
对于政府采购档案利用和销毁，《办法》提出，财政、审计、巡视（察）、司法、纪检监察等部门因工作职责需要调阅、摘录或复制政府采购档案的，采购人、代理机构应按单位内部控制管理要求予以提供，并履行登记手续。采购人、代理机构应当定期对已到保存期限的政府采购档案进行鉴定，并形成政府采购档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的政府采购档案，应当重新划定保存期限；对保存期满、经鉴定确无保存价值的政府采购档案，可以按照规定程序进行销毁。
此外，《办法》还鼓励采购人、代理机构逐步加强政府采购档案信息化建设，提出电子政府采购档案与传统载体政府采购档案具有同等效力。采购人、代理机构应积极推进电子政府采购档案管理系统与办公自动化系统、政府采购电子化系统等相互衔接，确保电子政府采购档案来源可靠、程序规范、要素合规；建立电子政府采购档案备份制度，有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏、篡改。
来 源 ｜中国政府采购报
编 辑 ｜张炎
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