看完这本书,说实话有点失望。因为这本书被称为体制内少奋斗十年的红宝书。失望的原因主要是这本书其实不是什么武功秘籍,它很朴实无华的,内容也很四平八稳。总体来说,大家不要把这本书当做是一本奇书来读(《厚黑学》这方面倒是有点意思),而是要当做是秘书基础课的教材来学习。好了,废话少说,言归正传。
这本书主要讲了哪些内容呢?
开篇先介绍了当秘书,服务首长是很辛苦的,秘书是辛苦的、寂寞的,当然也是很神气和幸运的。
秘书工作有什么要求呢?事情要记准确,办事要有结果,办完还要有回音,就像有经验的木匠懂得“钉子回脚”的道理一样。
秘书应该具备什么样的素质呢?要讲政治(政治立场坚定,政治理论深厚,事业心和责任感较强)、业务精(办文、办会、办事)、作风硬(干劲十足,实事求是,细致稳重)、修养好(淡泊明志、沉稳果断、自信谦和庄重幽默)
接下来,我根据我的理解来拆解一下书中章节内容。
一、熟悉首长
一个合格的秘书,应该熟悉首长的个性。了解首长的生活习惯(衣食住行),性格特点(急躁、豪放、拘谨、粗糙)、工作方式。总之,秘书要能使自己完全适合首长的特点,与首长融洽地相处共事。
一个合格的秘书,应该领会首长的意图。在领会清楚、全面和深刻的基础上,在进行横向发散思维,举一反三,把工作实际、知识、政策、群众要求融汇到首长的意图中,然后在充分调动自己的学识才能去挖掘、深化,把智慧发挥出来,使首长的意图深化、完善和定型。领会首长意图的方式有,跟踪、追击、协同、深化、归纳,还要学会变通,有出色的应变能力。
一个合格的秘书,应该探究首长的情绪。在了解首长的个人特点,家庭小环境和人际大环境的情况下,要学会舒展愉快高兴、体谅烦躁愤怒、解脱苦恼沉闷、维护冷静理智。
二、适应首长
秘书只有了解首长的类型并适应他们的工作特点,才能提供优质的服务。
适应谋略自信型的首长,秘书要多服从少参与,领会意图,多请示咨询。
适应超脱粗放型的首长,秘书要多出好点子,精心周到,主动汇报,坚决不越权。首长越是超脱,秘书越不能放肆。
适应民主纳谏型的首长,秘书要常思多想,态度谦和,谨言慎行。
适应看人审事型(谨小慎微)的首长,秘书要不怕吃苦,明趋暗抑。
适应多变无定型的首长,秘书要当面遵从,私下等待,最后加劲。
三、服务首长
一是要维护首长的尊严:首长职务身份无小事,称呼、开会、讲话、用车都要注意;不用手指点或者拍打手掌。我觉得很重要的一点,不当众纠正首长的缺点和毛病,不当众理睬、不小瞧讥讽、不正面交锋和不随便插话。
二是要忍让首长的弱点:不在没有现成根据的问题上与首长争论,不过分认真,只反驳一次,多用疑问句,找到可靠证据;在玩乐时照顾好首长的感受;出问题时不把责任推给首长,要默认和主动承担。
三是要巧妙地否定首长的错误:本着真诚友善、力求谦逊、避免交锋的原则,巧用权威震慑(上级政策或对老领导的情感)、下情反馈(真实准确、具体详细、有数据支撑,口气坚定)、经验介绍(成功、失败)、弥补不足、方案选择(间接提供不同建议)等方法,把握好的时机(心情愉悦、主动问询、会议发言、情况反馈)。当然否定首长的错误,最重要还是能力过硬:政策熟、知识广,情况熟,足智多谋。最后还要学会留有余地,明确身份,保持耐心。
四、业务能力
办文:为首长写讲话稿,按类型分有即兴、要点和宣读等,按用途有开幕词、闭幕词、祝词和讲话稿。办文最重要的一点是体现出首长的特点,仿佛就是首长自己写的,要在领会首长意图的基础上,研究听者的特点,写出既符合规范,又生动感人还要逻辑严谨,体现出首长的特点水平、获得赞许认可,解决实际重要问题。
办会:会前要准备好会议议题和议程、名单和通知以及各种会议材料,做好会中服务工作,安排好座席,安排好发言,做好会议记录和会后的社交活动。其中,如何整理好首长的讲话精神呢?一是巧记,要记原话、要点、易忘点、疑问点。二是及时分类、引起联想,三是借机引导,要启发与会人员发言、做好总结性发言和补充发言。
办事:面对日常事务性服务,要熟悉情况、作风过硬、勤快干练、机灵敏捷。要做好电话接听、搞好接待工作,学会合理挡驾,懂得适时回避。
决策参谋:在协助首长决策中,秘书要学会随机提醒、预测导向、咨询建议、提供资料、比较选优、漫谈聊天、补充完善、先同后异、引以为鉴。辅助决策是大秘的核心能力,一定要有时空观,大局观、历史观,多思考,多研究,多出好主意,有强烈的问题导向和实践落地情怀。
此书还专门针对如何协调好首长间的关系,如何跟首长家属相处等内容做了很多分析,有兴趣的朋友,可以再去好好看看。
卓君曰:做一个好秘书不容易。要在适应首长的忘我、无我的境界中,提升专业能力,做好各项工作,体现秘书的价值和意义。既能做好日常的服务工作,又可以在重要时刻发挥出自己的智慧和才干。通过平时不断地学习、积累、总结、提高、升华,辩证、科学、全面主动、创造性的开展秘书工作,做一个有思想,有水平、有魅力的参谋助手!
最后,用书里的一句话来结束本文,与君共勉!
聪明的秘书,表情是微笑的,精力是充沛的,大脑是活跃的,情绪是积极的。
聪明的秘书,有傻气也有灵气,有呆气也有精气,有稚气也有才气,有文气和骨气!
好的秘书都是有骨气的!!!
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