最近到学校查看防疫情况，在查阅资料时，发现很多好做法，也有一些问题，现在列成清单，请学校对照完善。当然，这里是提供借鉴，具体怎么做，还结合学校实际情况。防疫工作材料中，当然包括学校内部印发的文件和通知。学校印发的通知，大多排版没有统一格式，字体、字号都不一样，看起来比较乱。
要知道，对于公文，国家有统一格式。 2012年，国家发布了最新的《党政机关公文格式》，并指出：适用于各级党政机关制发的公文，其他机关和单位的公文可以参照执行。 作为一项国家标准，当然规定得比较细致。如果你有耐心，可网搜一下标准的全文看。这里总结一下最常用的要点，并提出自己的建议，供大家参考。这份清单不会增加整理文件资料的工作量，反而让大家相对省劲和条理。
1.各种文件材料用***4纸，尺寸为：210 mm×297 mm。现在各单位都用这么大的纸了，一般不再用B5纸了。 统一纸张大小，整理的材料也会非常整齐。
2.每页下面设置页码，这样一份材料页数比较多时，不容易乱；错了也好整理。
3.尽量双面印刷，节约纸张嘛！
4.有的学校在材料的上面钉起来。应该左侧装订（用2个钉，不要用1个或3个钉），各种材料放在一起，也便于像书一样翻阅。
5.有的学校材料，纸上满满的字，边距小，很难看。规范的是：公文用纸天头（上白边）为37 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。 当然，行数、页边距可以自己调整，为节约用纸，四边的留白可以窄一点。但太窄就难看啦。
6.很多学校的材料，可能不是一个办公室打印的，字体字号都不一样，放在一起，很乱。文件材料最基本的要求是材料的题目用2号小标宋体，正文3号仿宋体。 如果为节约纸张，不是正式重要的文件也可题目用小二号，正文用小三或四号，最小用小四号，不能再小了，再小累眼睛，也不美观。一个单位所有材料，字号字体应该统一。当然这是对学校来说，要知道政府机关的文件是丝毫不能打折扣滴。
7.很多学校的材料，没有发文标志。这个应该有，也就是常说的红头文件的“红头”。红头为“×××学校”或“×××学校文件” “红头”居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm（也就是上面的页边距），推荐使用小标宋体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 当然，不是所有的文件都需要“红头”，但“红头”显得庄重和规范。比如，你给别的单位发一个信函，有“红头”显得重视和尊重别人。如果一般文件，打印红头还要彩色打印，用黑头也可以，但要知道规范的做法。学校内部发文也应该显得重视和规范。
8.比较重要的文件应有发文字号，编排在“红头”下空二行位置，居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份放在六角括号“〔〕”中；发文序号不加“第”字，不编虚位（1不编为01）。例如“××校字〔2020〕9号”
9.给上级的文件应该有发文字号和签发人。发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人（一般也就一个签发人）姓名处在同一行。 “签发人”三字加冒号和签发人姓名组成，居右空一字。“签发人”三字用3号仿宋体，姓名用3号楷体。
10.正文标题一般用2号小标宋体，标题比较长时，需要分两行或多行排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排成梯形或菱形。
11.正文层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；第一层用黑体、第二层用楷体、第三、四层用仿宋体。
12.如有附件，在正文下空一行左空2字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。 附件名较长需回行时，应当与上一行首字对齐。
13.有的学校落款时间还是用汉字。文件落款是学校名字、日期、印章。日期以前用汉字，现在是用阿拉伯数字将年、月、日标全。
14.开安全会要写会议纪要。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，例如，“XXX学校XX会议纪要”。 纪要要标注出席、请假和列席人员名单，记叙会议内容。
15.请示的文件要注明联系人和联系电话，便于上级联系沟通。甚至其他文件必要的也要注明。
16.学校内部重要通知应该用红头和发文字号。例如，“关于成立防疫工作领导小组的通知”“关于印发岗位安全职责的通知”“关于印发XXX防疫应急预案的通知”等。 学校内部发的一般通知、向上交的总结、报告等可以不用发文字号，但最好用带学校名字的标头，排版也要规范。 除了格式的问题，还有以下问题需要注意：
17.学校发的文件多了，就会感觉凌乱。所以我们应该装订成册，这样便于学习和查阅，例如，有的学校叫做《XX学校防疫工作手册》。除了文字形式的材料外，其他表格、图文、流程类的材料也要注意排版的美观。
18.日常我们的很多材料都在不断完善，尤其对于防疫来说，是个新事物，认识新冠病毒有个过程，原来定的防控措施，后来发现不完善，甚至是错的。所以，我们看到卫健委等发布的防控工作指南，都是不断修订。例如《新型冠状病毒肺炎防控方案》修订到了第6版。我们学校也可以这样，如果学校发了个文件，后来发现原来的不完善，说收回废止都不好。那我们把文件列为防疫整理材料里，不断修订，修订了装订成册，新的接着发给大家，旧的留存作为工作的证据。例如：《XX学校防疫工作手册（或叫规范）》（第4版）
19.还发现有的学校师生疫情情况统计表，没标注时间。这当然不对。何时统计的当然应该在统计表上注明时间。
20.还有的学校防疫工作制度是泛泛而谈的要求，至于这些要求谁负责，怎么细化，没看到。所以呢，我们在精细上再下功夫。
这里是谈疫情防控的，当然，学校其他工作文件资料都应该规范整齐。
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