企业合规师手之册四：在职阶段工作流程（公司劳动人事、人力资源管理）
在职阶段工作流程
一、???在职阶段人事管理的目的
在职阶段的人事管理主要围绕着，维护稳定的工作和生产秩序进行。通过?公司的社会保障、薪资福利、休假制度给员工提供正向激励，激发员工的积极?性。通过相应的考核、纪律管理等使公司的每个成员，都了解其职责、职责范?围及与他人的工作关系。从而营造稳定有序，奖惩得当的工作环境。
二、???在职阶段人事管理基本流程
(一)???员工转正管理
1、员工符合录用条件。
员工试用期结束后，?符合录用条件的应当填写《试用期转正评估审批?表》，各部门签字后，员工正式转正。
2、员工不符合录用条件。
试用考察期内，对于工作表现不佳，不符合录用条件的员工，人事部门注?意按照《试用期录用条件确认书》中所列事项及标准，对员工的工作情况做好?以下存证工作：
考勤证据；
未完成工作任务证据；
不服从工作安排证据；
员工自我工作表现评估及直属领导对其工作表现的评估材料。
留存证据后，人事部门可以在试用期届满之前通知员工，与员工解除劳动
关系。
(二)???员工工作时间与休假管理
1、工作时间及加班
1.1工作时间
施行标准工时制的单位，?工作时间为每日工作时间不超过八小时、平均每?周工作时间不超过四十四小时，工作时间要符合以下几点要求：
***.用人单位应保证劳动者每周至少休息?1?日；
B.因生产经营需要，经与工会和劳动者协商，一般每天延长工作时间不得?超过?1?小时；
C.特殊原因每天延长工作时间不得超过?3?小时；
D.每月延长工作时间不得超过?36?小时。
施行其它工时制度的单位(如综合计算工时制度、不定时工时制度等)，?合规师根据用人单位实际情况为其设计方案。
法律风险提示：
《劳动保障监察条例》第?25?条第二十五条??用人单位违反劳动保障法律、?法规或者规章延长劳动者工作时间的，由劳动保障行政部门给予警告，责?令限期改正，并可以按照受侵害的劳动者每人?100?元以上?500?元以下的标?准计算，处以罚款。
加班时间不得超过法定最高标准，日不得超过?3?小时，月不得超过?36?小?时，否则可能使公司被行政主管部门处罚。
1.2加班
(1)?建立加班审批制度
员工若加班，需要填写《加班申请单》?、《加班确认单》?，便于用人单位?对员工的加班时间、加班工作成果进行管理。
若填写《加班申请单》的员工为“三期女职工”，该加班申请单用人单位?不应当批准。
(2)?加班费的处理
***.加班费的计算
加班费的计算基数*加班时间(扣除调休)?*工资系数=员工当月加班费?加班费的计算基数：在《劳动合同》中约定。
加班时间的确定：依据《加班申请单》批复情况计算。?工资系数：
工作日加班?1.5?倍；
双休日加班?2?倍，休息日加班，如果用人单位调休的，可以不支付加班?费；
法定节假日加班?3?倍，无论调休与否都必须支付加班费。
B.加班费的发放
在工资单中单列“加班费”项目。
C.加班后安排调休
休息日(周六日)安排工作可安排调休，员工需要填写《调休表》。
D.加班的举证责任
劳动者在劳动争议证主张加班费，举证责任在劳动者，比如公司群内发布?的《加班通知》、公司?O***?的加班申请等，都可以作为劳动者加班的证据。
1.3考勤管理
月度考勤结束后，人力资源管理部门应当就当月员工考勤情况制作《考勤?确认表》向员工送达。(可选择以邮件方式)
2、员工假期管理
2.1假期类别
(1)?法定假
假期 放假时间
元旦 法定假日为?1?月?1?日
春节 法定假日为农历除夕、正月初一、初二
清明节 法定假日为农历清明当日
劳动节 法定假日为?5?月?1?日
端午节 法定假日为农历端午当日
中秋节 法定假日为农历中秋当日
国庆节 法定假日为?10?月?1?日、?2?日、?3?日
如国家对法定休假日有调整，则按国务院当年公布的最新法定节假日放假?标准执行。
(2)?年假
***.主体
连续工作满?12?个月以上的，可以享受年假。
必须使连续工作满?12?个月以上，关于连续工作的理解，各地以及司法实践?当中有差异，有的法院认为是工作不能间断，不能中断(深圳)，也有的法院?认为可允许工作间断不超过?1?个月。
连续工作不限于本单位，可以是上家单位+本单位，连续工作满?12?个月。
B.休假天数
工作年限 享受休假天数
1?年≤累计工作＜10?年 5?天
10?年≤累计工作＜20?年 10?天
20?年≤累计工作 15?天
C.年假休假安排
参考职工本人意见，公司可统一安排休年假，例如春节假期当中增加年休?假，提前放假的天数或者晚于法定假期上班的天数作为年休假。
具体操作流程参考：在放假前?30?天，以群发邮件形式向全体员工发送征询?函：
征询函
至?xxx?公司全体员工：
春节假期除法定假期外，公司统一安排年休假?5?天，?如有不同意本项安排的，?3?天内以书面形式?回复公司，不回复的视为同意安排；?放假前正式发送放假通知，?明确春节假期除法定假日外，公司统?一安排年休假?5?天，放假日期自
D.工资发放：
年假期间带薪，企业照常发工资。
(3)?产假及附属假期
***.产检
怀孕?1-6?个月，每个月可享受?1?天假期；
怀孕第?6?和第?7?个月，每个月可享受?1?天假期；
怀孕第?8?个月，每个月可享受?2?天假期；
怀孕?9?个月以上，每个月可享受?4?天假期，其中?2?天包括在预产假中。
B.产假
《女职工劳动保护特别规定》第七条女职工生育享受?98?天产假，其中产前?可以休假?15?天;难产的，增加产假?15?天;生育多胞胎的，每多生育?1?个婴?儿，增加产假?15?天。
女职工怀孕未满?4?个月流产的，享受?15?天产假；怀孕满?4?个月流产的，享?受?42?天产假。
对于产假各地还出台不同的生育奖励假政策，如：??《北京市人口与计划生?育条例》第十八条??机关、企业事业单位、社会团体和其他组织的女职工，按?规定生育的，除享受国家规定的产假外，享受生育奖励假?30?天，其配偶享受陪?产假?15?天。??(+30?天)，广州：奖励?60?天(+60?天)。人事部门需要就用人单?位所在地进一步确定女职工的产假天数。随着生育政策的放开，对于产假会有?新的法规出来，届时注意更新。
C.哺乳假
女员工生育后，在子女满?1?周岁前，将享受每天?1?小时哺乳假(多胞胎?时，每多?1?个孩子增加?1?小时哺乳时长)。
哺乳期时间：?12?个月。
不得安排哺乳期女职工参加高强度劳动(或其他禁止性从事的劳?动)，不得安排加班和夜班。
每班劳动时间有?2?次哺乳时间，每次?30?分钟，多胞胎的每增加一胎增?加?30?分钟。
特别提醒：?
女职工三期(孕期、产期、哺乳期)受到解雇保护，不能解雇。
如果三期女职工劳动合同到期，怎么办？需要将合同延续到特殊情形(三?期)终止之日。
法律依据：劳动合同法?42?条：不得依据?《劳动合同法》?第?40?条、?41?条解?除。
例外情况：
协商一致解除(《劳动合同法》(36?条)；
违纪解除《劳动合同法》(39?条)；
员工辞职。
D.小产假
怀孕未满?4?个月流产的，享受?15?天产假；怀孕满?4?个月流产的，享受?42?天产假。如当地政府有其他规定，则按当地政策执行。
E.陪产假
男员工可以在妻子产假期间享有，休假天数按照当地政策执行。(北京是?15?天，上海是?10?天)
F.薪资待遇发放
企业照发工资(实务当中，女职工的产假待遇，生育险当中有生育津贴会?补贴给用人单位)。
(4)?婚假
***.国家一般性规定
3?天。注意地方性规定，上海、北京+7?天。
B.婚假要求
可在制度中要求，休婚假的员工必须是在本单位工作期间领取结婚证的，?同时可要求婚假必须在领取结婚证?12?个月内休完，过期视为放弃休假。
再婚和初婚一样享受婚假。
C.薪资待遇
企业照发工资。
(5)?病假
***.普通病假
可在公司规章制度中要求员工须提供二甲以上医院证明，并履行书面请假?流程。?北京地区有规定，病假期间工资不低于当地最低工资的?80%。(注意各?地对病假工资的规定，依据各地政策制定)
B.医疗期
C.医疗期期限
以社会工龄+公司司龄确定，具体如下表：
实际工作年限 本单位工作年限(司龄) 医疗期期限 累计计算周期
＜10?年 服务期＜5?年 3?个月 6?个月内
服务期≥5?年 6?个月 12?个月内
≥10?年 服务期＜5?年 6?个月 12?个月内
10?年＞服务期≥5?年 9?个月 15?个月内
15?年＞服务期≥10?年 12?个月 18?个月内
20?年＞服务期≥15?年 18?个月 24?个月内
服务期≥20?年 24?个月 30?个月内
(参考劳部发【1994】479?号，劳部发【1995】236?号，有些地方算法的以地方规定为准：例如?上海劳动者在本单位工作第一年医疗期?3?个月，工作每满?1?年，医疗期增加?1?个月，最长不超
过?24?个月。)
注意：
病休期间，公休、假日和法定节日包括在内。
医疗期计算应从病休第一天开始，累计计算。
医疗期中“月”的天数，按原劳动部规定是按?30?天核算。
医疗期满后，继续留用，或计算周期结束医疗期未满的，自下一次病休起?可重新核定医疗期。
D.医疗期满
员工仍不能从事原工作的，单位可以解除劳动合同(劳动合同法?40?条)?。?解除合同要支付经济补偿。
E.医疗期待遇
不低于最低工资标准的?80%。??(以各地政策为准)
F.医疗期解雇保护
医疗期受到解雇保护。不能解雇，合同到期的合同延续到特殊情形(医疗?期)终止之日。
法律依据：劳动合同法?42?条：不得依据?《劳动合同法》?第?40?条、?41?条解?除。例外情况：
协商一致解除(《劳动合同法》?36?条)；
违纪解除《劳动合同法》(39?条)；
员工辞职。
(6)?事假
***.事假休假原则
事假请假的可先使用带薪年假，年假休完再按事假请假。(可在员工手册?中规定)?。
B.工资发放
事假期间，公司不发工资。
(7)?丧假
***.定义
员工及其配偶的直系或三代内直系亲属去世可请丧假，公司酌情给予?1-3?天丧假。法律规定的亲属范围为父母配偶子女可请丧假，此处用人单位可自行?出于对员工的照拂增加丧假的亲属范围。
B.工资发放
丧假期间，企业照发工资。
2.2员工放假管理
员工休假应当填写《请假申请表》，?经公司审批后方可休假。
(三)???员工工作表现管理
为调动员工工作积极性，对失职员工进行优化，员工入职后，需要就员工?的工作表现进行管理、记录，并通过以下方式进行管理。
1、过失惩罚
人事部门要善用《过失单》记录员工的过失，一方面是留下记录(证????据)，另一方面为用人单位在处理劳动关系时，处于主动的地位。《过失单》?要与《员工手册》配套使用，在《员工手册》制度当中一定要把属于过失行为?尽量列举，并要将过失行为的相应的处罚措施完善，以便在执行的时候具有可?操作性。
2、调岗
2.1调岗的情形
不得从事禁忌性劳动的三期女工;
即将离职的涉密员工；
医疗期满不能从事原工作；
不胜任工作；
订立合同时所依据的客观情况发生重大变化；
企业转产、重大技术革新、经营方式调整。
2.2调岗的应遵循的规则
总体原则是合法、合理、符合程序，具体如下：
调岗要具合理：岗位职责不能跨度很大(例如财务去做销售，出纳去做?保洁，变更工作地点通勤时间增加幅度较大)；
调岗有制度支持：?用人单位必须有调岗的制度或者在劳动合同中约定，?在满足条件下，单位可以调岗，薪随岗定；
要符合程序：?书面通知员工，发出《调岗通知》，要员工签收。调整前?应履行必要的告知和解释义务，做到有理有据；
若是不胜任工作调岗，用人单位还需要有充分的证据证明劳动者不胜任?现有工作岗位?(《岗位说明书》、打卡制度、绩效考核等)；
调岗后的薪资：调岗如果涉及到调薪，通常调整后的岗位薪资下调不能?超过?20%；
2.3员工未到新岗位报到的处理
向员工发送《新岗位返岗通知》；
在《员工手册》中规定新岗位不报道视为旷工，旷工满?xx?日视为严重违?反公司纪律，作为解除劳动合同的基础，向员工发送《解除劳动关系通
。
只要调岗程序性合法，调整的岗位具有合理性，且具有相关的事实支持，?员工不接受调岗的，就可以解除劳动关系，仲裁机构及法院也会尊重单位的用?工自主性。
3、不辞而别员工处理参考流程
3.1制度支持
要在《员工手册》制度中，列明哪种情况属于不辞而别即“拟离职员工未?依据合同约定和法律规定履行提前通知义务，而擅自离开工作岗位的行为”。
3.2处理流程
(1)??《员工手册》要有针对不辞而别员工的制度规定。
(2)?对于不辞别的员工应当要求其限期返岗。
限期返岗通知寄送的特别提醒：?
文件留底：限期返岗通知，复印一份留底；
EMS?邮寄：应当用?EMS?邮寄，邮寄的地址为《地址送达确认书》中所列?的地址，而且在快递单当中物品内容栏载明：《限期返岗通知》?1?份；
底单保存：把?EMS?的底单保存好；
签收情况核实：过段时间要在?EMS?网站查询是否被人签收，并且将签收?的记录打印，到邮局盖章；
拒收处理：如果遭遇拒收，?EMS?被退回，要求快递人员载明退回原因，快?递不要拆封，留作证据使用；
公告送达：如果邮件以及?EMS?都无法送达的，登报公告送达。
(3)?限期未返岗的，再次发送《解除劳动关系通知书》。
EMS?发送步骤操作同上。如果在发送《返岗通知》时是无人签收退回状?态，解除劳动关系通知，可以直接公告送达。
(4)?将《限期返岗通知》《解除劳动关系通知》在其各电子账号中同步发送。
(四)???员工薪资福利管理
1、工资
《关于工资总额组成的规定》?第四条工资总额由以下六个部分组成：
(一)?计时工资、??(二)?计件工资、??(三)?奖金、??(四)?津贴和补贴、
(五)?加班加点工资、??(六)?特殊情况下支付的工资。
1.1实务当中可以参考的工资组成
基本工资+?岗位工资+绩效工资(浮动)?+工龄工资+年终奖(浮动)?+加班?费+其他津贴??
(1)?基本工资
可以参考不低于本市最低工资标准就可以，比如北京市最低月工资标准?2021?年为?2320?元，基本工资不能低于这个数额。
(2)?岗位工资：
依据企业岗位设置不同，岗位工资也不同，但要遵循同一类岗位，高职位?工资应高于低职位工资。
(3)?绩效工资
依据绩效考核规定，对员工本人的月工作或者季度工作进行绩效打分，依?据打分情况发放绩效部分工资。比如绩效满分?10?分，绩效得分?8?分，那么绩效?工资部分就可以拿到?80%。绩效工资，必须要绩效考核制度挂钩，设置绩效工?资栏目的，必须由配套的绩效考核制度。
(4)?工龄工资
是对员工持续为企业工作设置的激励性工资，每工作满一年，就增加一??次。例如，入职满一年工龄工资为?100?元，每满一年涨?100?元，工作满五年以?上的，工龄工资就有?500?元。
在实务当中，如果企业对员工保密性要求高的，可以把工龄工资以保密费?的形式发放，然后逐年递增。
(5)?年终奖
是企业以及本年度经营状况，以及员工的工作表现而设置的奖励。该部分?工资，也必须与年终奖的颁发与考核制度相配套，年终奖原则是向创收成绩优?异的部门倾斜，部门内再依据个体贡献不同有所差别。而且是否有年终奖应当?以公司的书面通知为准。
(6)?加班费
加班费的计算基数*加班时间(扣除调休)?*工资系数=员工当月加班费
加班费的计算基数：在《劳动合同》中约定。
加班时间的确定：依据《加班申请单》批复情况计算。?工资系数：
工作日加班?1.5?倍；
双休日加班?2?倍，休息日加班，如果用人单位调休的，可以不支付加班?费；
法定节假日加班?3?倍，无论调休与否都必须支付加班费。
(7)?其他津贴
餐补、话费补助、交通补助等，依据公司情况而定。
1.2工资支付方式
(1)?工资支付
《工资支付暂行规定》??(劳部发【1994】489)?第六条第三款规定：用人单?位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字，?并保存两年以上备查。
《保障农民工工资支付条例》??(中华人民共和国国务院令第?724?号)?第?15?条规定：?用人单位应当按照工资支付周期编制书面工资支付台账，并至少?保存?3?年。
企业可委托银行代发工资。
企业应当制作工资条，工资条记载工资数额、时间、领取者姓名及签字，?并保存?2?年以上备查。农村户口的保存?3?年以上备查。人力资源部门应当编制?好员工工资条后，以邮件形式像员工发送，并限期员工进行回复，如未在限期?内回复，则视为对薪资无异议。
延期支付的法律风险提示：?
第一、可能要支付经济补偿金，员工以拖欠工资的理由提出解除劳动合同?的，可以要求用人单位支付经济补偿金。
第二、可能要加付?50%-100%的赔偿金：拖欠工资后，员工可以向劳动监察?部门投诉，监察部门对用人单位下达“限期整改通知”后，仍不支付的，员工?可以在在仲裁时要求加付?50%-100%的赔偿金。
(2)?社会保障：五险一金
***.用人单位五险一金的缴纳义务
《劳动法》(中华人民共和国主席令第24?号)第七十二条??社会保险基金?按照保险类型确定资金来源，逐步实行社会统筹。用人单位和劳动者必须??依法参加社会保险，缴纳社会保险费。
《社会保险法》??(中华人民共和国主席令第?25?号)?第二条??国家建立基本?养老保险、基本医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险等社会保险制
度，保障公民在年老、疾病、工伤、失业、生育等情况下依法从国家和社?会获得物质帮助的权利。
第五十八条??用人单位应当自用工之日起三十日内为其职工向社会保险经?办机构申请办理社会保险登记。未办理社会保险登记的，由社会保险经办?机构核定其应当缴纳的社会保险费。
第六十条??用人单位应当自行申报、按时足额缴纳社会保险费，非因不可?抗力等法定事由不得缓缴、减免。职工应当缴纳的社会保险费由用人单位
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