公文处理办法

第一章 总则

为了规范我们公司的公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，我们按照公文规范化、制度化和科学化的要求，结合公司实际情况，制定了一套公文处理办法，以符合《国家行政机关公文处理办法》的要求。

公文是组织机构在日常运营中所使用的文件材料，用于传达和贯彻方针政策，发布规章制度，请求和回复问题，安排和商议工作，报告情况以及分享经验。公文是组织机构中不可或缺的重要工具。

公文处理是指对公文从起草、制作、传递、管理到归档或销毁的全过程进行有序衔接的一系列工作。这些工作包括公文的收发、审核、签批、分发、传阅等环节，旨在确保公文的准确、及时、安全地传递和管理。

公文处理应当遵循基本原则，包括准确、及时、安全、统一和高效。

第五项规定，处理公文时必须遵守国家保密法律、法规和其他相关规定，以防止泄密事件的发生。

本条款规定，本实施办法适用于公司和各部门的纸质文件和电子文件的处理工作。

公司的综合财务部是公文处理的管理机构和发文机关。该部门负责对公文实行归口管理，并提供业务指导、督促检查等服务。各部门负责拟稿、会签和送审。

第二章 公文种类

公司常用的公文种类包括决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等11种。这些公文种类适用于公司内部的党政工作，用于传达决策、通知、报告工作进展、征求意见等。

（一）决议：适用于组织会议讨论通过的重要决策事项。

决策：在公司内部，对于重要事项或行动做出决策，对相关单位和个人进行奖惩，以及更改或取消不合适的决策。

（三）公告：适用于在一定范围内公布公司职工应当遵守或周知的事项。

（四）建议：用于对重要问题提出建议和处理办法。

（五）通知：用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相属机关的公文，传达要求有关单位办理和需要有关单位、人员周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员，以及通知公司内部重要会议的召开时间、地点和议程等。

（六）通告：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）汇报：用于向上级机构汇报工作进展、反映情况，回答上级机构的询问。

（八）申请：用于向上级机关请求批准、同意或者获得支持。

（九）回复：用于回答下属部门的请求或事项。

函：用于与非直接相关机构进行工作商洽、问题询问、审批请求和答复等事宜。

（十一）会议纪要：用于记录、传达会议内容和达成的共识。

第三章 公文格式

公文通常包括以下部分：份号、保密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期。在公文中，这些部分都扮演着重要的角色，以确保公文的准确性和完整性。

（一）对于涉及国家和公司机密的公文，必须注明其密级和保密期限。其中，“绝密”和“机密”级公文还需标明份数和序号。

公文的紧急程度应当根据实际情况进行评估，并在首页左上角标明“特急”或“急件”。如果是涉密公文，则应在密级下方标注紧急程度。这样可以确保公文能够及时传达并得到妥善处理。

在发文时，应使用发文机关的全称或规范化简称来标识。如果是联合行文，主办机关应排列在前面。这样可以确保发文的准确性和规范性。

机关发文应当包括机关代字、年份、序号，联合行文时只需标明主办机关发文字号。公司综合财务部负责对公司级公文进行统一编号。

（五）署名人：在文件的发文字号右侧应注明署名人的姓名。

公文标题应当简明准确地概括公文主要内容，并注明公文种类。一般情况下，公文标题不需要使用标点符号，除非是法规、规章名称等需要使用书名号的情况。

（七）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或统称。

（八）如果公文包含附件，必须在公文中注明附件的名称和顺序。

成文日期以最终签发人签发的日期为准。如果是联合行文，则以最后签发机关负责人的签发日期为准。印发日期以公文发出的日期为准。重新表述如下：

在公文中，成文日期以最终签发人签发的日期为准。如果是联合行文，则以最后签发机关负责人的签发日期为准。印发日期则以公文发出的日期为准。

（十）在公文中如有需要说明的其他事项，应当使用括号进行标注。

（十一）在公文中应当注明主题词。

在公文中，除了主送机关外，还需要抄送其他机关，这些机关应当使用全称、规范化简称或统称来表示。这样可以确保公文的执行和知晓范围。

第十条 格式规范

（一）公文格式：通常采用国际标准***4纸张（210mm×297mm），左侧装订。字距应符合标准，行距应为单倍行距。页边距应采用“普通模式”，上下边距为31.7mm，左右边距为25.4mm。

（二）秘密等级、保密期限、紧急程度使用3号黑体字；版记中的主送机关、抄送机关、印发机关、印发时间，均使用4号仿宋简体字，左右各空1字；对于不同的主送、抄送机关，使用顿号隔开，并在最末一个机关名称后标句号。

（三）文件格式：采用3号仿宋字体，年份用阿拉伯数字标注全称，使用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位，即1不编01。

（四）公文标题：小2号华文中宋，不加粗。可分一行或多行居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（五）公文正文的字体应为仿宋3号。数字和年份不得分行。公文中的数字应使用阿拉伯数字。

（六）序号结构层次：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。一般第一层小标题用黑体字，第二层小标题用楷体字加粗，第三层和第四层小标题用仿宋简体字加粗。

在正文空一行，左空2字处使用3号仿宋体标识“附件”，后面加上全角冒号和附件的名称，如果附件有序号，应使用阿拉伯数字进行标识，例如“附件：1.××××××”。附件名称后不需要加标点符号。

（八）发文机关署名：在公文中署名发文机关时，应使用该机关的全称或规范化简称。

（九）撰写日期：在正文下方空两行，右对齐，使用3号仿宋简体字，以阿拉伯数字标注年、月、日。

（十）备注：成文日期下一行左侧空两个字，使用3号仿宋体字体，并加上圆括号标识。

（十一）印发机关和印发时间：使用仿宋字体，印发时间应以公文制发日期为准，并用阿拉伯数字进行标识。

（十二）在公文中，表格的字号应该比正文的字号小。

（十三）页码：公文中用于标识页数顺序的数字编号。

第四章 行文规则

在撰写文件时，应当注重实际需要，力求实现预期效果，并着重考虑适用范围和可操作性；在确定文本的关系时，应当根据职权范围和隶属关系进行合理安排。

除公司综合财务部门外，其他部门不得以公司名义发布正式文件。如果各部门需要以公司名义发布内部或外部文件，必须按照发文处理程序进行。

第十三项规定，每份请示文件应当只涉及一个具体事项，并且只向一个主送机关提交。如果需要同时抄送其他机关，应当使用抄送方式，但是不得抄送主送机关的下级机关。请示和报告应当分开使用，不得混用，并且报告文件中不得夹带请示事项。

公司要求公文制作必须遵循“谁承办，谁负责”的原则。如果发现公文事先未经协商、由多个部门主报、越级请示或其他违反本实施细则的情况，公司综合财务部有权将其作退文处理。

第五章 公文处理

公文处理包括发文处理和收文处理两个方面。

公司的发文处理是指以公司名义制发公文的全过程，包括起草、审查、会签、核准、领导签署、校对、印刷、分发和归档等环节。

各部门应按照本办法规定的公文格式，拟定文稿，并填写《发文处理单》。在草拟公文时，应注意以下几点：

1. 文稿内容应表达清晰，语言简练，符合规范。

2. 文稿排版应按照规定格式进行，包括标题、正文、落款等。

3. 文稿应当准确无误，不得出现错别字、语病等错误。

4. 文稿应当符合相关法律法规和政策要求，不得违反国家法律法规和政策。

5. 文稿应当经过审核、审批等程序后方可发出。

以上是草拟公文时需要注意的几点。

必须遵守国家的法律法规和其他相关规定，并严格执行公司的决议和决定，以真实、完整地反映公司的意图和要求。

内容重新创作：

内容真实可信，观点明确清晰，表达精准无误，结构严谨有序，条理分明清晰易懂，语言直白不含糊，用词规范得当，标点使用正确得当，篇幅简短扼要。

在起草公文时，应根据撰写目的、发文人的职权以及收件机关的关系来确定公文的文种。

使用国家法定计量单位是必要的。

在文章中使用非规范化的简称时，应该先使用全称并在之后注明简称。

在公文中，除了成文日期、部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字应当使用阿拉伯数字。这是公文写作中的规定。

在处理带有附件的公文时，拟稿部门应该将附件和正文一起附在发文处理单后。

(二)审核：各部门负责人对拟写的文稿进行审核。各部门负责人对文稿进行审核，如果文稿内容涉及其他部门的职能或权限，必须在起草前进行充分协商并达成一致。审核后，将文稿送至公司综合财务部进行复核。

（三）协商：如果文稿内容涉及其他部门的职能或权限，需要进行协商。各部门领导对文稿内容进行审核，并提出意见和建议，起草部门根据协商意见对文稿进行适当修改后，提交给各部门负责人再次审查。

公司综合财务部会认真核对文稿，主要审核以下内容：是否需要写这篇文稿；写作方式是否合适；是否符合写作规则；公文内容、文字表达、文种使用、格式是否符合相关规定；在提交文稿给领导签发之前，是否已经按照规定进行了会签手续，特别是涉及到其他部门的职能或权限问题的文稿。对于联合发文的文件，必须送给相应的领导签发。

（五）领导签署：公司领导在发文处理单“签署”处应明确签署“同意”、“同意行文”等意见，对于拟签发的文件，应认真审阅并核对文稿内容。如需修改，应在文本中进行修改。文稿经领导签署后，即成定稿，原则上不得再作修改。如确需修改，需征得拟稿部室和签署人的同意。

领导提出修改意见后，公司综合财务部将文稿反馈给拟稿部门。拟稿部门根据领导意见对文稿进行修改，并重新提交给领导签发。如果领导再次提出修改意见，拟稿部门必须再次修改并重新提交给领导签发。

公司综合财务部负责印制各类文件。他们会根据文件标题中的发文机关名称来确定使用的文头样式，并对文件格式进行最后的审查。此外，他们还负责统一编制各类文件的发文字号等。

公司综合财务部会根据发文处理单上的分发单位对文件进行分发处理，并根据拟稿部门的要求制定正式文件。此外，他们还会打印一份纸制文件进行归档。

第16条：公文处理是指对收到的公文进行处理的过程，包括签收登记、拟定处理意见、审批、办理、传阅、归档等环节。

（一）签收登记：公司综合财务部负责对收到的各类文件、资料和信函等进行清点、签收，并按照规定进行分类、登记、编号。同时，填写《收文处理单》并提交给公司综合财务部负责人拟办。

拟办：根据来文内容和公司领导及部门职能分工，建议由公司综合财务部负责人拟办文件，以确保公文能够准确、及时地处理。拟办意见如下：

1. 根据来文内容，确认需要处理的事项和相关部门。

2. 根据公司职能分工，确定负责处理该事项的部门和责任人。

3. 确认处理该事项所需的时间和工作进度，并制定相应的计划和措施。

4. 确认处理该事项所需的资金和资源，并协调相关部门提供支持。

5. 确认处理该事项所需的文件和资料，并协调相关部门提供支持。

6. 确认处理该事项所需的其他事项，并协调相关部门提供支持。

7. 制定处理该事项的具体方案和措施，并报领导批准。

8. 确认处理该事项的进度和效果，并及时向领导汇报。

以上拟办意见仅供参考，请领导审阅并指导。

公司领导对提交的文件进行批示时，对于有具体请示事项的文件，应当明确签署意见。同时，对于传阅性文件，应当尽量避免在个人手中过夜，并在当日内返还。如果需要传阅的文件较多，应当在7天内完成传阅。

（四）传递文件：公司综合财务部将根据领导的批示意见，将文件发送给相应的领导或职能部门进行处理或归档。

（五）接受任务：当各有关部门收到交办的公文后，应根据领导的意见和来文时限要求，立即开始办理，并在规定的时间内及时反馈办理结果。要做到对于紧急的事情要立即处理，对于特殊的事情要特别处理，不允许拖延或者积压。

公司综合财务部会及时将处理完毕的公文进行归档和登记。公司通常会以纸质文件的形式处理收到的文件。

第六章 公文管理

公司的公文和收文都由综合财务部进行发放、接收和管理，这是公司的规定。

上级机关的公文和公司公文，除非是绝密级别或标明不得复印的，经过公司领导或综合财务部部长批准后可以进行复印。在复印时，必须注明复印的单位、日期、份数和印发范围。复印件作为正式公文使用时，必须盖上复印单位的公章。

根据规定，如果公文被撤销，则该公文从一开始就没有产生任何效力；如果公文被废止，则该公文从废止之日起不再产生效力。

根据相关规定，公司综合财务部在公文办理完毕后，应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理（立卷），以确保归档公文的齐全、完整，能够正确反映公司的主要工作情况，方便保管和利用。

经公司主管领导或公司综合财务部部长批准，不具备归档和存查价值的公文可以被销毁。在销毁前，需要进行鉴别确认。

当部门或办公室合并时，所有相关公文的处理应当随之合并管理。如果部门或办公室被撤销，所有需要归档的公文应按照相关规定移交公司综合财务部进行归档。

工作人员如果被调离工作岗位、辞职或被辞退，必须按照相关规定将其借用或暂存的公文移交或清退。

第七章 附则

第24条：本规定的解释权和修订权归综合财务部所有。

第25条：本规定自发布之日起生效。

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